Tous vos contrats,
un seul endroit sécurisé
La centralisation des contrats Volpidoc est le regroupement de tous vos documents contractuels dans un référentiel unique et sécurisé. Elle classe automatiquement chaque contrat dans l'un des deux univers — Assurance 🛡️ ou Fournisseurs 🔌 — et le rend consultable par l'ensemble de l'équipe.
Emails, serveurs, classeurs, tiroirs : vos contrats sont partout sauf là où vous en avez besoin. Volpidoc les centralise dans un référentiel unique, sécurisé, accessible et intelligent — assurances 🛡️ et contrats fournisseurs 🔌 réunis, avec une classification automatique par univers et une recherche instantanée.
Aperçu — données de démonstrationLe chaos contractuel vous coûte cher
Reconnaissez-vous ces situations dans votre entreprise ?
Contrats dans les emails
Des contrats signés enfouis dans des boîtes mail, impossibles à retrouver quand on en a besoin.
Serveurs partagés chaotiques
Des dossiers imbriqués sans logique, des versions multiples du même contrat, des fichiers renommés au hasard.
Classeurs physiques
Des armoires remplies de contrats papier, sans index, sans suivi, sans alerte d'échéance.
Personne ne sait où chercher
Quand un contrat est nécessaire en urgence, personne ne sait qui l'a, où il est, ni quelle version est la bonne.
La solution : un référentiel contractuel intelligent
Volpidoc ne se contente pas de stocker vos contrats. Il les comprend, les classe et les rend exploitables.
Référentiel unique et sécurisé
Un seul endroit pour tous vos contrats, organisés en double univers : Assurance 🛡️ (RC Pro, mutuelle, flotte…) et Fournisseurs 🔌 (télécom, énergie, SaaS, baux…). Fini les dossiers dispersés.
Recherche full-text instantanée
Retrouvez n'importe quel contrat ou clause en quelques secondes grâce à la recherche plein texte et sémantique.
Import en masse
Importez des centaines de contrats en une seule opération. PDF, Word, scans : tout est pris en charge avec OCR intégré.
Collaboration d'équipe
Invitez vos collaborateurs sur votre espace : chacun accède aux contrats dont il a besoin, sans échange de fichiers par email.
Chiffrement et sécurité
Documents chiffrés au repos et en transit. Hébergement dans l'Union européenne. Conformité RGPD. Audit trail complet.
Classification automatique
L'IA classe automatiquement vos contrats par type, univers (assurance / fournisseur), fournisseur et statut dès l'import.
Centraliser ses contrats : de la simple archive au référentiel exploitable
La plupart des entreprises pensent avoir « centralisé » leurs contrats parce qu'ils sont tous rangés dans un dossier Drive ou SharePoint. En réalité, ces dossiers ne sont qu'une archive plate, inexploitable : impossible de savoir quelle échéance tombe dans 45 jours, quels contrats se recoupent, ou quelle version d'un avenant est réellement en vigueur.
Un vrai référentiel contractuel apporte trois couches en plus de l'archivage : indexation (chaque contrat est classé automatiquement par type, contrepartie, échéance, montant), recherche (retrouver une clause de préavis en 2 secondes plutôt qu'en 20 minutes d'ouverture de PDF), alertes (les dates clés remontent avant de devenir un problème).
Ce que la centralisation change au quotidien
- Le dirigeant voit en une page l'ensemble de ses engagements récurrents et leur coût annuel — fini les mauvaises surprises budgétaires en fin de trimestre.
- Le service financier réconcilie factures et contrats en un clic, détecte les prélèvements orphelins.
- Le juridique retrouve instantanément une clause type déjà négociée sur un autre contrat au lieu de repartir de zéro.
- Le repreneur ou l'auditeur accède à l'ensemble du portefeuille contractuel en 5 minutes lors d'une due diligence.
Sécurité, souveraineté et RGPD
Vos contrats contiennent des données extrêmement sensibles : conditions commerciales, salaires, prix d'achat, clauses de confidentialité. Volpidoc héberge l'intégralité de vos documents en Europe, avec chiffrement au repos (AES-256) et en transit (TLS 1.3). Aucune donnée n'est utilisée pour entraîner des modèles d'IA tiers.
Voir aussi : analyse IA des contrats, comparer deux contrats, contrats frontaliers Suisse.
Questions fréquentes
Comment migrer mes contrats existants vers Volpidoc ?
Volpidoc permet d'importer vos contrats existants en masse (PDF, Word). L'IA analyse automatiquement chaque document et l'indexe dans votre référentiel. Notre équipe peut accompagner la migration initiale.
Combien de contrats puis-je stocker ?
Il n'y a pas de limite de stockage. Volpidoc est conçu pour gérer des portefeuilles de quelques dizaines à plusieurs milliers de contrats.
Les données sont-elles sécurisées ?
Oui. Documents chiffrés au repos et en transit, hébergement dans l'Union européenne, accès contrôlés par rôles, audit trail complet. Volpidoc est conforme RGPD.
Volpidoc remplace-t-il mon GED (Gestion Électronique de Documents) ?
Volpidoc est spécialisé dans la gestion des contrats, avec des fonctionnalités métier que les GED généralistes n'offrent pas : analyse IA, alertes d'échéances, extraction de clauses. Il peut compléter ou remplacer votre GED pour la partie contractuelle.
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